PRIVACY NOTICE – CANDIDATES / RECRUITMENT (CANADA)AVIS DE CONFIDENTIALITE – CANDIDATS / RECRUTEMENT (CANADA)

We use candidate information only for legitimate recruitment and related purposes, limit access to those who need it, protect it through appropriate safeguards, and provide the rights and transparency required by applicable Canadian privacy laws.

Nous utilisons les renseignements des candidats uniquement à des fins légitimes de recrutement et à des fins connexes, nous limitons l’accès aux personnes qui en ont besoin, nous les protégeons au moyen de mesures appropriées et nous respectons les droits et obligations de tra

The principal Canadian organization responsible for recruitment personal information is INTELLIAS CANADA LTD., 2800 Skymark Avenue, Unit 300, Mississauga, Ontario, L4W 5A6, Canada. Where you apply for a role with another Intellias group entity, that entity may also be responsible for personal information used in the recruitment process.

L’organisation canadienne principalement responsable des renseignements personnels traités dans le cadre du recrutement est INTELLIAS CANADA LTD., 2800 Skymark Avenue, Unit 300, Mississauga (Ontario) L4W 5A6, Canada. Lorsque vous postulez à un poste auprès d’une autre entité du groupe Intellias, cette entité peut également être responsable des renseignements personnels utilisés dans le processus de recrutement.

Privacy contact: privacy@intellias.com

Contact – protection des renseignements personnels : privacy@intellias.com

• people who apply for a position with Intellias in Canada; 

• aux personnes qui postulent à un poste chez Intellias au Canada; 

• prospective candidates contacted by Intellias or a recruitment partner; 

• aux candidats potentiels contactés par Intellias ou par un partenaire de recrutement; 

• referred candidates, interviewees and people who participate in assessments or selection activities; and 

• aux candidats recommandés, aux personnes interviewées et aux personnes participant à des évaluations ou activités de sélection; et 

• people who choose to remain in an Intellias talent pool for future opportunities. 

• aux personnes qui choisissent de demeurer dans un vivier de talents Intellias pour de futures possibilités. 

3.1 Identity and contact 

3.1 Identité et coordonnées 

Name, preferred name, email, phone number, location, and other contact details you provide. 

Nom, nom préféré, adresse courriel, numéro de téléphone, lieu de résidence et autres coordonnées que vous fournissez. 

3.2 Professional profile 

3.2 Profil professionnel 

CV/resume, work history, education, qualifications, certifications, languages, skills, portfolio, GitHub or similar work-sample links, and professional-network profile information. 

CV, parcours professionnel, formation, qualifications, certifications, langues, compétences, portfolio, liens GitHub ou autres exemples de travaux et renseignements figurant sur des réseaux professionnels. 

3.3 Application details 

3.3 Candidature 

Role applied for, source of application, work preferences, availability, notice period, compensation expectations, and information relevant to eligibility to work in Canada. 

Poste visé, source de la candidature, préférences professionnelles, disponibilité, délai de préavis, attentes salariales et renseignements pertinents concernant l’autorisation de travailler au Canada. 

3.4 Assessment and selection 

3.4 Évaluation et sélection 

Interview notes, recruiter and interviewer feedback, assessment or test-task results, ratings, shortlisting decisions and offer-related information. 

Notes d’entrevue, commentaires des recruteurs et intervieweurs, résultats d’évaluations ou de tests, notations, décisions de présélection et renseignements liés à une offre. 

3.5 Recruitment communications 

3.5 Communications 

Emails, messages, meeting details, records of calls, correspondence and follow-up actions connected with recruitment. 

Courriels, messages, renseignements sur les réunions, appels, correspondance et mesures de suivi liés au recrutement. 

3.6 References and verification 

3.6 Références et vérifications 

Reference or background-verification information where relevant, reasonable and lawful, normally collected at a later stage and subject to any notice or consent required by applicable law. 

Renseignements relatifs aux références ou aux vérifications d’antécédents lorsqu’ils sont pertinents, raisonnables et licites, généralement recueillis à une étape ultérieure et sous réserve de tout avis ou consentement exigé par la loi applicable. 

3.7 Technical information 

3.7 Renseignements techniques 

Limited application activity, device/browser or system-log information generated by the Career Site or authorized recruitment systems, where applicable. 

Renseignements limités relatifs à l’activité de candidature, au navigateur ou aux journaux des systèmes générés par le site carrières ou les systèmes de recrutement autorisés, le cas échéant. 

3.8 Sensitive information 

3.8 Renseignements sensibles 

We do not seek sensitive information for ordinary recruitment. If information such as accommodation, health, identity-document or background-check information is genuinely required, we will limit collection and provide additional notice or obtain consent where required. 

Nous ne cherchons pas à recueillir de renseignements sensibles dans le cadre d’un recrutement ordinaire. Si des renseignements relatifs, par exemple, à des mesures d’adaptation, à la santé, à des pièces d’identité ou à des vérifications d’antécédents sont réellement nécessaires, nous limiterons la collecte et fournirons un avis supplémentaire ou obtiendrons un consentement lorsque la loi l’exige. 

We may collect personal information: 

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels : 

• directly from you, including through the Career Site, email, interviews, assessments and communications; 

• directement auprès de vous, notamment par le site carrières, par courriel, lors des entrevues, évaluations et communications; 

• from recruiters, recruitment agencies, referrals or professional networks; 

• auprès de recruteurs, d’agences de recrutement, de personnes qui vous recommandent ou de réseaux professionnels; 

• from references or verification providers where the collection is lawful and appropriate; and 

• auprès de références ou de fournisseurs de services de vérification lorsque la collecte est licite et appropriée; et 

• from public professional sources where it is reasonable to do so, such as information you have made available on professional networking or portfolio websites. 

• à partir de sources professionnelles publiques lorsqu’il est raisonnable de le faire, par exemple des renseignements que vous avez rendus publics sur des réseaux professionnels ou des sites de portfolio. 

• receive, administer and respond to applications and recruitment enquiries; 

• recevoir, administrer et traiter les candidatures et demandes liées au recrutement; 

• assess qualifications, skills, experience, availability and suitability for a role; 

• évaluer les qualifications, compétences, l’expérience, la disponibilité et l’adéquation à un poste; 

• arrange and conduct interviews, assessments and test tasks; 

• organiser et mener des entrevues, évaluations et tests; 

• manage referrals, references and proportionate verification activities; 

• gérer les recommandations, références et vérifications proportionnées; 

• manage the candidate pipeline and recruitment records; 

• gérer le pipeline de candidats et les dossiers de recrutement; 

• prepare, discuss and administer offers and pre-employment steps; 

• préparer, discuter et administrer les offres et les étapes préalables à l’embauche; 

• consider you for future roles where you have chosen to remain in our talent pool; 

• vous considérer pour de futurs postes lorsque vous avez choisi de demeurer dans notre vivier de talents; 

• operate, secure and improve recruitment systems and processes; 

• exploiter, sécuriser et améliorer les systèmes et processus de recrutement; 

• comply with legal and regulatory requirements and protect legal rights; and 

• respecter les obligations légales et réglementaires et protéger nos droits; et 

• investigate or address security, fraud, compliance, complaint or dispute matters where necessary and lawful. 

• enquêter sur des questions de sécurité, de fraude, de conformité, de plainte ou de litige lorsque cela est nécessaire et licite. 

Canadian privacy laws do not use one uniform legal-basis model for every province. Intellias therefore applies the rule that is appropriate to the jurisdiction and the specific activity. Core recruitment processing is limited to purposes that are reasonable and connected with establishing an employment relationship. We obtain consent when applicable law requires it, and we use separate choices for optional activities rather than treating optional processing as a condition of applying for a job. 

Les lois canadiennes en matière de protection des renseignements personnels ne reposent pas sur un modèle juridique unique dans toutes les provinces. Intellias applique donc la règle pertinente selon le territoire et l’activité. Le traitement nécessaire au recrutement est limité à des finalités raisonnables et liées à l’établissement d’une relation d’emploi. Nous obtenons un consentement lorsque la loi applicable l’exige et présentons des choix distincts pour les activités facultatives. 

Your acknowledgement that you have read this notice confirms receipt of the information in it; it is not intended to waive any privacy right or create consent where consent is not required by law. 

Votre confirmation d’avoir lu le présent avis atteste sa réception; elle ne constitue pas une renonciation à vos droits et n’a pas pour objet de créer un consentement lorsque celui-ci n’est pas exigé par la loi. 

Personal information may be accessed or received, on a need-to-know basis, by: 

Les renseignements personnels peuvent être consultés ou reçus, selon le principe du besoin de savoir, par : 

• Intellias recruiters, hiring managers, interviewers and other personnel involved in hiring, workforce planning, HR, Legal, Compliance, Finance, information security or administration; 

• les recruteurs, gestionnaires d’embauche, intervieweurs et autres membres du personnel d’Intellias participant au recrutement, à la planification des effectifs, aux RH, aux fonctions juridiques, de conformité, de finance, de sécurité de l’information ou d’administration; 

• other Intellias group entities involved in a global or cross-border recruitment process; and 

• d’autres entités du groupe Intellias participant à un processus de recrutement mondial ou transfrontalier; et 

• authorized service providers that support applicant tracking, assessments, communications, collaboration, document management, cloud hosting, information security, reference or background verification, and similar recruitment functions. 

• des fournisseurs autorisés soutenant le suivi des candidatures, les évaluations, les communications, la collaboration, la gestion documentaire, l’hébergement infonuagique, la sécurité de l’information, les références ou vérifications d’antécédents et des fonctions similaires. 

Service providers are required to process personal information only for authorized purposes and to apply appropriate confidentiality, security and data-protection measures. Intellias remains responsible for personal information under its control as required by applicable law. 

Les fournisseurs sont tenus de traiter les renseignements personnels uniquement aux fins autorisées et d’appliquer des mesures appropriées de confidentialité, de sécurité et de protection des renseignements personnels. Intellias demeure responsable des renseignements personnels sous son contrôle conformément à la loi applicable. 

Intellias is an international group and uses centralized recruitment and business systems. Your personal information may therefore be processed, stored or accessed in Canada and in other jurisdictions where Intellias group entities or service providers operate, including countries in Europe and other locations outside Canada. Information processed in another jurisdiction may be subject to the laws of that jurisdiction and may be accessible to courts, law-enforcement or national-security authorities in accordance with applicable law. 

Intellias est un groupe international qui utilise des systèmes centralisés de recrutement et d’affaires. Vos renseignements personnels peuvent donc être traités, conservés ou consultés au Canada ainsi que dans d’autres territoires où des entités du groupe Intellias ou des fournisseurs exercent leurs activités, notamment en Europe et dans d’autres pays hors du Canada. Les renseignements traités dans un autre territoire peuvent être assujettis aux lois de ce territoire et être accessibles aux tribunaux, aux autorités policières ou aux autorités de sécurité nationale conformément à la loi applicable. 

Intellias uses contractual, organizational and technical measures designed to protect personal information transferred to service providers or group entities. Where Quebec law applies, Intellias carries out the required privacy impact assessment before communicating personal information outside Quebec and implements a written arrangement and risk-mitigation measures where required. Where Alberta law applies, information about Intellias policies and practices regarding service providers outside Canada is available from the privacy contact above. 

Intellias applique des mesures contractuelles, organisationnelles et techniques visant à protéger les renseignements communiqués à des fournisseurs ou à des entités du groupe. Lorsque la loi du Québec s’applique, Intellias réalise l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée requise avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec et met en place une entente écrite et les mesures d’atténuation requises. Lorsque la loi de l’Alberta s’applique, des renseignements sur les politiques et pratiques d’Intellias concernant les fournisseurs situés à l’extérieur du Canada peuvent être obtenus auprès du contact indiqué ci-dessus. 

Intellias may use technology to support recruitment administration, search, matching, screening, scheduling, assessment or workflow management. We do not use technology as a substitute for legal requirements or human accountability. 

Intellias peut utiliser des technologies pour soutenir l’administration du recrutement, la recherche, la mise en correspondance, le tri, la planification, les évaluations ou la gestion des flux de travail. Nous n’utilisons pas la technologie pour contourner les exigences légales ni la responsabilité humaine. 

Where applicable law requires additional transparency – including where artificial intelligence is used to screen, assess or select applicants for a publicly advertised role in Ontario, or where a decision concerning a Quebec candidate is based exclusively on automated processing – Intellias will provide the additional notice and review rights required by law. 

Lorsque la loi applicable exige une transparence supplémentaire – notamment si une intelligence artificielle est utilisée pour trier, évaluer ou sélectionner les candidats à un poste annoncé publiquement en Ontario, ou si une décision concernant un candidat du Québec est fondée exclusivement sur un traitement automatisé – Intellias fournira les renseignements et possibilités de révision requis par la loi. 

Unless a different period is required or justified for a particular case, unsuccessful-candidate recruitment records are generally retained for up to 24 months after the last meaningful recruitment interaction or closure of the relevant recruitment process. This period supports candidate follow-up, future-role consideration where applicable, audit, complaint handling and legal claims. Information used to make a recruitment decision will be retained for at least the minimum period required by applicable law. After the applicable period, information is securely deleted, destroyed or anonymized unless continued retention is required or permitted for a legal or business purpose.

Sauf lorsqu’une période différente est exigée ou justifiée, les dossiers de recrutement des candidats non retenus sont généralement conservés pendant une période maximale de 24 mois suivant la dernière interaction significative ou la clôture du processus de recrutement concerné. Cette période soutient le suivi des candidats, la prise en considération pour de futurs postes lorsque cela est applicable, les audits, le traitement des plaintes et les réclamations juridiques. Les renseignements utilisés pour prendre une décision de recrutement sont conservés au moins pendant la période minimale exigée par la loi applicable. À l’expiration de la période pertinente, les renseignements sont supprimés, détruits ou anonymisés de manière sécuritaire, sauf si leur conservation demeure exigée ou permise à des fins légales ou d’affaires.

If you are hired, information relevant to employment may become part of your employee record and will then be handled under the applicable employee privacy framework.

Si vous êtes embauché, les renseignements pertinents à l’emploi peuvent être intégrés à votre dossier d’employé et seront alors traités conformément au cadre applicable aux employés.

Depending on the law that applies to you, you may have rights to: 

Selon la loi qui s’applique à votre situation, vous pouvez notamment avoir le droit de : 

• request access to personal information held about you and information about its use or disclosure; 

• demander l’accès aux renseignements personnels vous concernant et à l’information relative à leur utilisation ou communication; 

• ask for inaccurate or incomplete personal information to be corrected; 

• demander la rectification de renseignements inexacts ou incomplets; 

• withdraw consent where processing depends on consent, subject to legal or contractual restrictions and reasonable notice; 

• retirer votre consentement lorsque le traitement en dépend, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable; 

• ask questions or challenge Intellias compliance with applicable privacy requirements; 

• poser des questions ou contester la conformité d’Intellias aux exigences applicables; 

• request deletion or cessation of certain processing where such a right is available under applicable law; and 

• demander la suppression ou la cessation de certains traitements lorsqu’un tel droit est prévu par la loi applicable; et 

• exercise additional rights available under applicable provincial law, including portability or automated-decision rights where relevant. 

• exercer tout autre droit prévu par la loi provinciale applicable, notamment certains droits relatifs à la portabilité ou aux décisions automatisées. 

To exercise a right or raise a privacy concern, contact privacy@intellias.com. We may need to verify your identity before completing a request. You may also have the right to complain to the privacy regulator with jurisdiction over your matter. 

Pour exercer un droit ou signaler une préoccupation, écrivez à privacy@intellias.com. Nous pouvons devoir vérifier votre identité avant de traiter une demande. Vous pouvez également avoir le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des renseignements personnels compétente. 

Applying for a specific role does not require you to agree to unrelated marketing. If Intellias offers an option to remain in a talent pool for future opportunities, that choice will be presented separately. Any consent for commercial marketing communications will also be separate and optional, and withdrawal of that consent will not affect your candidacy. 

Le fait de postuler à un poste ne vous oblige pas à accepter des communications marketing sans rapport avec votre candidature. Si Intellias vous propose de demeurer dans un vivier de talents pour de futures possibilités, ce choix sera présenté séparément. Tout consentement à recevoir des communications commerciales sera également distinct et facultatif, et son retrait n’aura aucune incidence sur votre candidature. 

Intellias applies administrative, technical and organizational safeguards appropriate to the sensitivity, amount and use of candidate information. These measures include role-based access controls, authentication, security monitoring, confidentiality requirements, vendor controls and incident-response procedures. 

Intellias applique des mesures administratives, techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité, à la quantité et à l’utilisation des renseignements des candidats, notamment des contrôles d’accès fondés sur les rôles, des contrôles d’authentification, la surveillance de la sécurité, des obligations de confidentialité, des contrôles des fournisseurs et des procédures de réponse aux incidents. 

We may update this notice when our recruitment practices or legal requirements change. Where a change materially affects how candidate personal information is handled, we will provide updated information through an appropriate channel. 

Nous pouvons mettre à jour le présent avis lorsque nos pratiques de recrutement ou les exigences légales évoluent. Lorsqu’une modification a une incidence importante sur le traitement des renseignements personnels des candidats, nous fournirons l’information mise à jour par un moyen approprié. 

INTELLIAS CANADA LTD. 
2800 Skymark Avenue, Unit 300 
Mississauga, Ontario, L4W 5A6, Canada 
Privacy: privacy@intellias.com 

INTELLIAS CANADA LTD. 
2800 Skymark Avenue, Unit 300 
Mississauga (Ontario) L4W 5A6, Canada 
Protection des renseignements personnels : privacy@intellias.com